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Me parece estar escuchando la opinión de profesionales de mercadeo y ventas, operativos y hasta dueños de negocios con la disyuntiva sobre la utilidad de actividades a las que los auditores y contadores adoramos. Estas actividades de control son la diferencia entre un negocio exitoso y libre de vicios operativos.

Desde el punto de vista de los empleados un dolor de cabeza tener que realizar validaciones, pedir autorizaciones, no poder entrar a donde quiera dentro de su oficina o en el sistema de información. Pedir de manera recurrente una autorización para modificar, anular, cambiar precios y otorgar a un cliente un descuento.

Desde mi experiencia puedo decir que todo tiene una razón de ser, ha sido con el paso de los años mirando fugas de productos, registros duplicados, descuentos que nunca fueron otorgados a clientes que aprendí a explicar con ejemplos a dueños y empleados el sentido del control interno.

Principalmente porque las actividades que realizamos a diario son informaciones que llegan a terceros, impactan el pago de impuestos, pago a proveedores, accionistas y justifican la posibilidad de responder a bancos ante solicitudes de crédito. Por este motivo cada actividad debe ser bien registrada, actualizada con la frecuencia que amerita las normas que regulan la actividad económica y para finalmente saber si estamos teniendo beneficios.

El control interno es un instrumento que permite administrar los bienes de la organización, protegiendo a funcionarios y empleados de esta.

Es por ello que se recomienda tener profesionales que manejen los conceptos, matrices o la asesoría de una entidad independiente para establecer las actividades que le ayudarán a tener control.

Estas actividades aplican a procesos operativos, tecnológicos, cumplimiento para terceros como entidades reguladoras, procesos logísticos y productivos. Son comunes en los mismos tipos de negocios y la diferencia radica en el cumplimiento para los fines de obtener resultados.

Los controles se establecen primero mirando la actividad que realiza, analizando los riesgos que tiene asociada la actividad. Se validan de acuerdo con las mejores prácticas de la misma naturaleza y se realiza mediante auditorías procesos de confirmación de la actividad, de modo que ante un evento no existe dudas de que se realicen los procesos que aseguran los resultados que esperan las partes interesadas.

Concepto de camisa de fuerza se da en la cultura donde no se previene el riesgo, donde existe desorden y se busca pescar en medio de este. Los colaboradores a los que les molesta el control tienen detrás una historia que encarece a la empresa el alcance de sus objetivos.

Los controles tienen la posibilidad de revisarse, modificarse de modo que se garantice el alcance de las metas y la operación efectiva. Antes de quejarnos de una actividad de control haga el ejercicio de revisar como llegar a ejecutar la tarea sin que agilizar produzca conflicto al negocio.

Es responsabilidad de la autoridad máxima de la empresa acompañado de la unidad de contabilidad que debe recopilar los datos de la actividad económica y salvaguardar los bienes del negocio. Debe comunicarse efectivamente los límites a los cuales se adhiere la administración del negocio, todos los niveles deben conocer sus políticas y procedimientos para garantizar una ejecución adecuada y una sana convivencia entre los empleados.

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Doris E. Alba Amaro
Lunes 06 de julio 2020.