La segregación de funciones es la acción de dividir un proceso en partes o fases, es utilizada en las organizaciones para delimitar las responsabilidades en las diversas funciones de la administración. A través de esta delimitación se asegura que los recursos se administren adecuadamente, se salvaguardan los intereses de socios y accionistas y se garantiza el cuidado a los resultados con objetivos planteados.
Todas las actividades que se ejecutan en la operación repercuten en los resultados que se materializan a través de los estados financieros, las decisiones administrativas, el uso y abuso de recursos se protegen con la sencilla estrategia de segmentar los procesos en partes de modo que un solo puesto mire una pedazo de las tareas, otra supervisa y una parte valida los resultados.
Cuando hablamos de segregación de funciones, de que hablamos en la práctica?
Un empleado que realiza un trabajo se servicio al cliente con la venta de productos para ejecutar su venta cotiza al proveedor y negocia precio entrega, descuento. Luego coordina donde se recibirá, se pone de acuerdo con el cliente para la entrega del producto, que notó usted en este proceso? El proactivo empleado ejecuta todo el proceso!! si cometió un error nadie lo detectará hasta llegar a la mano de su cliente.
Por qué es importante dividir las fases del proceso (segregar las funciones)?
Porque ayuda a mitigar errores, disminuye las posibilidades de fraudes y asegura los resultados.
Actualmente escuchamos con frecuencia la queja de ejecutivos que miran este control como una piedra en su proceso de terminar o ejecutar una tarea por sí mismos. Se entiende en algunos casos que es más eficiente cumplir con todas las fases de un proceso desde un escritorio, sin mirar que en el mejor de los casos se pierde la oportunidad de detectar errores. Precisamente se separan las funciones para reducir los errores o fraudes internos.
«Me la están poniendo difícil desde de Contraloría», has escuchado esto? Puede que cambie el nombre, todo va a depender del departamento o puesto donde reposa la función de control interno.
Desde mi experiencia opino que es mejor tomar medidas que permitan alcanzar los resultados que identificar en que punto se cometió la omisión de los controles, esto generalmente viene acompañado de pérdidas económicas y de la pérdida de un activo muy valioso, la confianza en la organización para garantizar los resultados.
Recomendación para evitar que su negocio tenga que reparar errores, trabaje con su oficial de control interno, escuche el plan para cuidar sus valores, promueva desde arriba el respeto a las políticas y procedimientos internos, tome las decisiones oportunamente, valore el criterio de sus profesionales de cumplimiento.
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